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Événements

Envoyer les invitations et partager le lien d’accès

Envoyez à chaque invité sa propre invitation, ou partagez un lien d’accès, un code ou un QR code valable pour tous.

Objectif

Vos invités peuvent ouvrir l’événement, avec leur invitation personnelle ou le lien d’accès commun.

Avant de commencer

  • Avant de partager quoi que ce soit, vérifiez dans Paramètres le nom affiché aux invités, la date et le lieu. Les modifier ensuite prévient les invités.
  • Un lien d’invitation personnel appartient à un seul invité. Le lien d’accès, le code et le QR code sont communs : toute personne qui les a peut rejoindre l’événement. Sonize n’écrit à un invité que si vous choisissez de lui envoyer une invitation ; l’e-mail indique que vous nous avez donné son adresse, à quoi elle sert, combien de temps elle est conservée et comment ne plus en recevoir.

Sur le Web

  1. 1

    Ouvrez l’onglet Invités de l’événement et choisissez Ajouter des invités.

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    Pour envoyer une invitation par e-mail, ouvrez Personnes, saisissez le nom et l’adresse e-mail, puis choisissez Envoyer l’invitation.

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    Pour partager un seul lien avec tout le monde, ouvrez Lien et code QR. S’il n’y a pas encore de code, choisissez Créer un code d’accès.

  4. 4

    Choisissez Copier le lien d’accès, ou Télécharger le QR (PNG) pour l’imprimer ou l’afficher sur le grand écran.

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    Pour envoyer vous-même son lien personnel à un invité, ouvrez sa fiche dans la liste des invités et choisissez Copier le lien ou Partager le lien.

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    Pour que les anciens liens ne fonctionnent plus, choisissez Nouveau code (les QR codes imprimés cessent aussi de fonctionner), ou Désactiver pour fermer l’accès par code.

Résultat attendu

Les invités qui ouvrent leur invitation ou le lien d’accès arrivent sur la page invité de l’événement. Après Nouveau code ou Désactiver, l’ancien lien et l’ancien QR code ne fonctionnent plus.

Important

Un lien d’invitation personnel ouvre la page de cet invité. Ne le publiez jamais et ne le collez pas dans une demande d’assistance. Les invités doivent avoir 18 ans ou plus pour rejoindre l’événement ou y contribuer.

Résoudre un problème

Problème : Le code d’accès ne fonctionne pas.

Que faireVérifiez que l’invité saisit le code actuel. Un code compte 8 caractères et n’utilise jamais 0, O, 1 ni I. Si vous avez créé un nouveau code, partagez le nouveau lien.

Problème : L’événement n’accepte plus de nouveaux invités.

Que faireUn événement terminé ou annulé n’accepte plus de nouveaux invités. Pendant un report, le code actuel fonctionne toujours, mais vous ne pouvez pas en créer un nouveau.

Problème : Le lien personnel d’un invité a été partagé par erreur.

Que faireOuvrez sa fiche et choisissez Réinitialiser le lien. L’ancien lien ne fonctionne plus et vous obtenez un nouveau lien à lui envoyer.

Problème : Un invité est sur liste d’attente.

Que faireL’événement a atteint sa Capacité d’accueil. Augmentez ou videz la capacité dans Paramètres ; les invités en attente passent alors dans l’ordre.

Problème : Vous voulez répondre vous-même aux questions.

Que faireDans l’Aperçu de l’événement, choisissez Contribuer moi-même. Votre propre page invité s’ouvre avec votre nom déjà rempli. Choisissez-le de nouveau plus tard pour retrouver les mêmes réponses.