Événements
Gérer les personnes qui aident à organiser un événement
Donnez à un membre de l’équipe de votre espace de travail l’accès à un événement, comme co-organisateur ou comme régisseur pour quelques heures.
Objectif
La bonne personne peut vous aider sur l’événement, aussi longtemps que vous le décidez.
Avant de commencer
- La personne doit déjà faire partie de l’équipe de votre espace de travail. Sinon, invitez-la d’abord depuis les paramètres Équipe.
- Choisissez le rôle. Un co-organisateur peut préparer l’événement, envoyer les invitations et le piloter jusqu’à ce que vous lui retiriez l’accès. Un régisseur gère le jour J, pendant une durée limitée.
- Pour un événement professionnel, Personnes qui aident propose aussi l’Équipe du jour J, pour des personnes extérieures à votre équipe qui n’ont besoin que d’un lien.
Sur le Web
- 1
Ouvrez l’événement, choisissez Autres options (⋯), puis Personnes qui aident.
- 2
Dans Co-organisateurs, saisissez l’adresse de la personne dans E-mail du membre.
- 3
Dans Rôle d’accès, choisissez Co-organisateur ou Régisseur. Pour un régisseur, choisissez la durée d’accès, de 4 h à 168 h (7 jours).
- 4
Choisissez Ajouter un co-organisateur. La personne apparaît En attente jusqu’à ce qu’elle accepte l’invitation reçue par e-mail.
- 5
Pour mettre fin à un accès, choisissez Retirer l’accès et confirmez. L’accès s’arrête immédiatement.
Résultat attendu
La personne apparaît dans Co-organisateurs avec son rôle et l’état Accepté. Pour un régisseur, la date de fin d’accès s’affiche aussi.
Important
L’accès à un événement montre le nom des invités et leurs réponses. N’ajoutez que des personnes de confiance et retirez leur accès une fois le travail terminé.
Résoudre un problème
Problème : Sonize indique que la personne ne fait pas partie de l’équipe.
Que faireInvitez-la d’abord dans l’équipe de votre espace de travail. Une fois qu’elle l’a rejointe, ajoutez-la à l’événement.
Problème : L’invitation a expiré ou ne fonctionne plus.
Que faireRetirez son accès, puis invitez-la de nouveau. Elle doit accepter en étant connectée avec l’adresse e-mail invitée.
Problème : Une personne ne peut pas modifier un réglage.
Que faireUn régisseur ne gère que le jour J, et son accès s’arrête à l’heure indiquée. Donnez-lui le rôle Co-organisateur s’il doit préparer l’événement.