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Événements

Ajouter ou importer des invités

Ajoutez des invités un par un, collez une liste ou importez un tableur, et choisissez si Sonize leur envoie un e-mail.

Objectif

Vos invités figurent dans la liste avec le bon accès, avec ou sans e-mail d’invitation, selon votre choix.

Avant de commencer

  • Choisissez l’accès de chaque invité : Voter + contribuer, Vote seulement ou Lecture seule.
  • Une liste collée accepte jusqu’à 100 lignes, un invité par ligne : un nom et un e-mail séparés par une virgule, ou un e-mail seul. Un tableur doit être un fichier CSV en UTF-8 de 2 Mo au maximum, avec une ligne d’en-tête et 1 000 lignes d’invités au plus.

Sur le Web

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    Ouvrez l’onglet Invités de l’événement et choisissez Ajouter des invités.

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    Dans Personnes, cherchez quelqu’un par son pseudo, ou saisissez un nom et un e-mail. Vous pouvez aussi coller une liste dans Invitation groupée (nom, e-mail).

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    Choisissez l’Accès, puis le bouton en bas. Il indique ce qui va se passer, par exemple Ajouter 3 invités et envoyer les invitations, ou Ajouter 2 invités sans e-mail.

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    Pour importer un tableur, ouvrez Importer, choisissez Choisir un fichier CSV, puis associez vos colonnes : Nom, E-mail, Téléphone et Niveau d’accès. La colonne Niveau d’accès accepte contribute, vote ou view ; une case vide donne Voter + contribuer.

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    Choisissez Prévisualiser ce fichier. Rien n’est encore envoyé. Vérifiez les invités qui seraient ajoutés, les doublons et les lignes à corriger.

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    Choisissez Ajouter les invités sans e-mail, ou Ajouter les invités et envoyer les invitations.

Résultat attendu

Chaque invité apparaît une seule fois dans la liste, avec le bon accès. Ceux que vous avez choisi d’inviter reçoivent un e-mail avec leur lien personnel. Il indique que vous avez donné leur adresse à Sonize, à quoi elle sert, combien de temps elle est conservée et comment ne plus recevoir d’e-mails, avec un lien vers la Politique de confidentialité.

Important

Les listes d’invités contiennent des données personnelles. N’ajoutez que les personnes invitées à cet événement, et seulement les coordonnées que vous avez le droit de transmettre à Sonize. Sonize supprime les coordonnées des invités au plus tard 90 jours après l’événement. Ne partagez ni le fichier ni la liste.

Résoudre un problème

Problème : Une ligne signale une adresse e-mail incorrecte.

Que faireCorrigez l’adresse sur cette ligne. Pour un tableur, Lignes à corriger indique le numéro de la ligne et le problème : corrigez le fichier, puis prévisualisez-le à nouveau.

Problème : La liste est trop longue.

Que faireDécoupez une liste collée en lots de 100 lignes au plus. Dans un tableur, les lignes au-delà des 1 000 premières ne peuvent pas être importées et apparaissent dans les lignes à corriger : découpez le fichier.

Problème : Un invité est sur liste d’attente.

Que faireL’événement est complet : les invités qui viennent et leurs accompagnants remplissent la Capacité d’accueil. Augmentez ou videz la capacité dans Paramètres ; les invités en attente passent alors dans l’ordre.

Problème : Impossible d’ajouter d’autres invités.

Que faireL’événement a atteint la limite d’invités de votre offre. Les personnes qui ont le lien d’accès ou le QR code peuvent toujours rejoindre l’événement. Consultez les offres pour en ajouter vous-même.